Política ambientalista busca la reducción de papel y la aficasia en procesos

Por: Tata Sánchez Oviedo

A través de una nueva estrategia, el alcalde Martínez busca contribuir al medio ambiente y a su vez, concienciar a todos los samarios para evitar el uso del papel dentro de las entidades y en general.

Por otro lado el alcalde Martínez de esta manera, agilizará todos los procesos administrativos que se manejan dentro de la Alcaldía y que se tornan tediosos de buscar ante tanto papeleo. Por tal razón llevará a cabo una estrategia que permite realizar el cambio a una gestión Documental Electrónica en el Distrito para surtir los tramites.

Esta nueva política ambientalista consiste en la disminución del uso de papel en los procesos administrativos, generando conciencia en la comunidad.

Por medio de la  sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, se  incrementa la eficiencia y transparencia administrativa con el control y seguimiento de los procesos.

La Secretaría de Hacienda será por sus características de recepción y manipulación de documentos, la primera dependencia de la Alcaldía Distrital en implementar este lineamiento, las demás carteras iniciarían en diciembre de este año.

Es importante mencionar que, esta estrategia hace parte de las mejoras en los procesos de gestión documental que desarrolla la Alcaldía, buscando mayor control y seguridad de la información, mejorar el acceso de la información dentro y entre las entidades, además de permitir un seguimiento de los trámites realizados.

¿CÓMO FUNCIONA LA PLATAFORMA?

1. Se realiza la Recepción de los documentos en ventanilla única.

2.         Se realiza la Digitalización de la información con los requisitos obligatorios como: cédula de usuario, correo electrónico, celular).

3.         Se escanea el documento.

4.         Una vez surtido todo este proceso, se imprimen los tickets donde se consigna el número del radicado, fecha y hora.

5.         Se devuelve el soporte del oficio radicado con el ticket pegado en el documento para que el ciudadano le haga seguimiento al trámite.

6.         Una vez finalizada las anteriores acciones, desde la plataforma se direcciona el documento a la dependencia competente para surtir el trámite.

7.         Una vez se tenga respuesta al oficio será enviada la respuesta a los correos electrónicos de los usuarios, todo esto en brevedad o en atención a los tiempos legales de respuesta.

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